Kommunalbestyrelsen gør klar til at mødes over Skype

Når kommunalbestyrelsen holder møde torsdag i næste uge, kan det meget vel komme til at foregå over Skype.

Det dansk udviklede telefonsystem gør det muligt for mange mennesker at tale sammen og se hinanden samtidig. I en situation, hvor kommunalbestyrelsen ikke ønsker at træde fysisk sammen, ligner det, at Skype bliver løsningen.

– Vi er i gang med at se på, hvordan vi opretholder beslutningskadencen i kommunalbestyrelsen. Vi skal have arrangeret os, så vi stadig kan træffe beslutninger, siger borgmester Winni Grosbøll (S).

– Jeg kan forestille mig, at kommunalbestyrelsen vil mødes via Skype. Det er i hvert fald udgangspunktet lige nu. Vi kigger også på, om vi kan lave skriftlig behandling af alt det, som vi ikke plejer at debattere: Sager om at frigøre anlægsmidler for eksempel. Der er en del af den slags, der bare skal vinkes af politisk, fortæller hun.

Regionskommunens IT-folk koblede tirsdag de 23 medlemmer af kommunalbestyrelsen på Skype for at være teknisk klar, hvis det senere på ugen bliver endeligt besluttet at lade kommunalbestyrelsen holde Skype-møde. Skype kan i så fald også meget vel blive løsningen for kommunalbestyrelsens udvalg, der har sine næste planlagte møder i starten af april.

– Vi har behov for stadig at beslutte noget. Hvis vi ikke afvikler møder og træffer beslutninger, sætter vi samfundet endnu mere i stå, og så vil vi også få en kæmpe pukkel af sager at behandle, når alt det her er overstået, siger Winni Grosbøll.

Computeren kan begynde at ringe

De første skridt til at lade kommunalpolitikerne mødes over Skype blev taget tirsdag, bekræfter Claus Munk, centerchef i kommunens Center for regional udvikling, IT og sekretariat.

–I første omgang har vi gjort klar til, at den beslutning kan blive truffet. I dag har vi omlagt alle kommunalbestyrelsens medlemmer til Skype-brugere. Rent praktisk handler det om at ændre indstillingerne på deres telefon, oplyser han.

– Når du ringer til et medlem af kommunalbestyrelsen, ringer du til en kommunal mobiltelefon. Hvis du ringer til medlemmets fastnetnummer, bliver opkaldet viderestillet til mobiltelefonen.

– Den viderestilling forsvinder, når vi omlægger medlemmerne til Skype-brugere. Så hvis kommunalbestyrelsens medlemmer ikke laver en viderestilling, vil de opleve, at deres computer ringer til dem. Vi er forberedt på, at de fleste af dem nok ikke vil kunne finde ud af at lave den viderestilling, så det skal vi nok hjælpe dem med, fortæller Claus Munk.

En del af operationen kræver, at kommunalbestyrelsens medlemmer udleverer passwords til kommunen. Der er også en plan B, hvis et eller flere medlemmer ikke ønsker at gøre det.

– Nogle af de tekniske opsætninger kan vi ikke umiddelbart lave fra kommunens side, fordi det er ændringer, der skal foretages af den enkelte og kræver brug af den enkeltes password. Men jeg vil anbefale krisestaben, at vi beder om at få udleveret de relevante passwords fra kommunalbestyrelsens medlemmer, så vi kan komme til at lave det nødvendige, fortæller Claus Munk.

– Det havde vi ikke gjort normalt, og i så fald vil det være den enkelte, der skal give tilladelse til at udlevere passwords til en af kommunens IT-teknikere. Kan vi ikke få lov at agere i den enkelte brugers navn, vil vi sende en kommunal IT-tekniker ud, siger han.

Det største problem er ikke teknisk

Hvis Bornholms krisestab med borgmesteren i spidsen beslutter at lade kommunalbestyrelsen holde møde over Skype, vil systemet blive testet flere gange før politikernes historiske første Skype-møde starter den 26. marts klokken 18.

– Først vil vi teste hvert medlems forbindelse for at se, om alle er på. Kan vi se og høre den enkelte? Problemet kan blive belastningen på det enkelte medlems private forbindelse. Der er mere pres på forbindelserne nu, og jeg er spændt på, om det vil få nogle af medlemmerne til at opleve, at forbindelsen er dårlig, fortæller Claus Munk.

– Hvis og når vi så får besked om, at kommunalbestyrelsens møde skal holdes over Skype, vil vi teste, om systemet kan håndtere, at alle 23 er på. Så laver vi en test med alle 23 på én gang.

– Jeg har selv deltaget i rigtig mange Skype-møder med flere end 23 deltagere. Det kan sagtens lade sig gøre. Der skal bare mere taledisciplin til, når man ikke som normalt kan klikke sig ind og markere, at man gerne vil have taletid, siger Claus Munk.

Med mange Skype-møder bag sig bekræfter borgmester Winni Grosbøll, at taledisciplin som regel er en større udfordring end selve det at få systemet til at virke rent teknisk.

– I regionskommunen har vi arbejdet på Skype i mange år. Det er først og fremmest en øvelse i at vænne sig til at mødes på Skype. Særligt ved møder med flere end fem deltagere, siger hun.

Skype kan blive mere brugt

Claus Munk forudser, at betydeligt flere møder over Skype godt kan blive en af coronakrisens mere blivende virkninger for regionskommunens ansatte.

– Næsten alt foregår på Skype lige nu. Da alt det her med Corona begyndte, startede min kalender med at blive ryddet. Nu er den fyldt igen, og nu er det altsammen Skype-møder, siger han.

– Situationen her giver os også en mulighed for at se, hvordan vi også kan arbejde. Det kan særligt komme til at gælde for vores interne møder. Kommunens administration sidder spredt ud på hele øen, og der har måske nok været en tendens til at tage bilen, når man skal holde møde, fortæller Claus Munk.

– Nu tror jeg, at folk ser, at det faktisk virker meget godt at mødes på Skype, og at man lige så godt kan spare de to gange en halv time, som det let tager at skulle køre frem og tilbage. Man tager det til sig, når man først ser, at det ikke er så farligt.